לפני שבונים מערכת מסודרת, חשוב להבין אילו מסמכים ודוחות העסק מנהל בפועל, מי משתמש בהם ואיך הם זורמים בין הגורמים השונים בעסק.
בשלב זה נמפה את סוגי המסמכים, מקורות המידע ותהליכי העבודה הקיימים:
דוחות הנהלת חשבונות, קבצי מעקב, מסמכי ספקים, דוחות מכירה, חוזים, קבלות, דוחות שנתיים, מסמכי מס ועוד.
בנוסף, נגדיר אילו נתונים באמת חשובים להצגה שוטפת, אילו פעולות ניתן לייעל ואיך לבנות מבנה עבודה שיהיה ברור ונוח גם לאורך זמן.
המטרה היא לייצר מערכת שלא רק “מאחסנת קבצים” –
אלא מאפשרת גישה מהירה, סדר עבודה ברור ותמונה עסקית שקל להבין ולעבוד איתה.