מערכת CRM טובה צריכה להתאים לאופן שבו העסק עובד בפועל –
ולא להפך.
לפני שבוחרים מערכת, חשוב להבין כיצד מתנהל תהליך העבודה בעסק:
מאיפה מגיעים הלידים, אילו שלבים קיימים בתהליך המכירה, מי מטפל בכל פנייה, אילו נתונים חשוב לשמור ואילו פעולות חוזרות ניתן לייעל באמצעות אוטומציה.
בשלב זה נגדיר את מבנה המערכת, סוגי הרשומות, שדות המידע, תהליכי העבודה והחיבורים הנדרשים למערכות נוספות כמו טפסים, דיוורים, מערכות סליקה או מוקדי שירות.
המטרה היא לבחור מערכת שתשרת את תהליך העבודה בצורה טבעית, תספק תמונת מצב ברורה בזמן אמת ותאפשר לעסק להמשיך לצמוח מבלי לאבד שליטה על המידע.